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Les entreprises étant de plus en plus intégrées à Internet, il est beaucoup plus courant de recevoir des lettres par courrier électronique que par courrier traditionnel obsolète. Conduisez votre entreprise de manière professionnelle en utilisant des techniques de messagerie appropriées.
Les instructions
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Détaillez la ligne d'objet. Les cadres se plaignent souvent des e-mails avec des sujets vagues ou vides, qui vont généralement au courrier indésirable. Évitez d'être ignoré, mettez un sujet simple et approfondi.
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Dis bonjour. Les e-mails d'entreprise sont devenus tellement informels que certaines personnes ne commencent même pas le texte par un message d'accueil. Évitez cette habitude. Traitez la personne que vous écrivez de manière appropriée, préférant utiliser un colon avec une virgule. Par exemple, "Cher M. Smith:" est la bonne façon de démarrer ce type de courrier électronique. Vous pouvez passer à la virgule une fois la boîte de dialogue établie.
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Résumer. Passer la partie de l'histoire de la vie et aller droit au but. Les courriels de travail doivent être petits et concis. Vous pouvez parler à votre collègue de la fête d'anniversaire de votre enfant dans le café, jamais dans le rapport qui lui sera envoyé.
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Choisissez une ligne de fermeture et restez avec elle. Si vous préférez terminer votre email par "Merci", faites-le toujours de cette façon. Certains préfèrent "sincèrement" ou "solennellement". Si vous avez une forclusion fixe, les gens vous associeront à vos courriels et sauront que vous êtes un partenaire commercial.
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Créez une signature informative mais contenue. Les signatures électroniques des entreprises doivent inclure votre nom complet (pas uniquement les initiales), votre position, le nom de votre entreprise et toute information pertinente dont le destinataire a besoin pour rester en contact. Résistez à l'envie de faire une signature de dix lignes, car elles ne sont pas bien vues dans le monde des affaires.
Comment
- Toujours vérifier l'écriture et corriger votre email de travail. Ce n’est pas parce que vous communiquez via Internet que vous êtes dispensé de formalité. Évitez d'utiliser des points d'exclamation, l'intonation est difficile à interpréter dans un courrier électronique. Maintenir un air neutre en utilisant des points au lieu d'exclamations. La plupart des gens préfèrent que les documents soient envoyés en tant que pièces jointes et non dans le corps du courrier électronique.
Avis
- Rappelez-vous le pouvoir de "CC" et "CCO" quand il correspond au travail. Votre courrier électronique peut être lu à tout moment par une personne qui en a reçu une copie. Il est donc important de rester professionnel.