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Prendre le temps de rédiger un manuel de formation des employés peut sembler une corvée. L'utilisation des outils Microsoft Word 2007 facilite ce processus. Avant de commencer à écrire, planifiez. Décidez des tâches que vos employés doivent accomplir et de celles qui peuvent être décrites pour les aider. Planifiez dans quelle situation vous utiliserez le manuel, que ce soit dans un cours en face à face ou lors d'une visite autoguidée. Une fois que vous avez une idée du type de manuel dont vous avez besoin, voici quelques outils que vous pouvez utiliser pour concrétiser votre idée.
Préparation
Étape 1
Utilisez l'outil de bordure de Word pour créer une liste à plusieurs niveaux de tâches que l'employé doit apprendre. Ce processus vous aidera à décider de la durée de votre manuel et aidera à diviser le travail en parties plus petites, plus faciles à expliquer aux employés. Pour utiliser l'outil de bordure dans Word, vous devez commencer avec un document vierge et sélectionner «Accueil». Dans le groupe «Paragraphe», il y a 3 boutons: points, nombres et liste à plusieurs niveaux. Sélectionnez "liste à plusieurs niveaux" ou vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas pour sélectionner une liste d'options de bordure. Tu peux aussi créer le tien. Écrivez vos paramètres. Passez au niveau suivant sur votre liste à plusieurs niveaux en appuyant sur "Tab". pour revenir en arrière, appuyez sur "Shift + Tab". Écrivez les étapes de formation et d'autres informations pour expliquer à vos employés comment effectuer les tâches requises au travail.
Étape 2
Utilisez les fonctions d'en-tête et de pied de page de Word pour ajouter des numéros de page, du contenu de section et un titre pour chaque page du document. Les en-têtes et les pieds de page sont des références visuelles importantes pour que l'employé sache où il se trouve dans le manuel de formation. Lors de la formation, ajouter des numéros aux pages permet de relier certaines pages à certains sujets. Cliquez sur "Insérer un onglet", puis dans la section en-têtes et pieds de page, sélectionnez "En-tête". Vous aurez des options pour les styles d'en-tête ou vous pouvez créer les vôtres. L'en-tête apparaît sur chaque page de votre manuel, ou vous pouvez le modifier pour qu'il n'apparaisse que sur les pages opposées afin que votre manuel suive une ligne de livre. Les pieds de page apparaissent au bas de la page et sont généralement utilisés pour afficher le numéro de page, les dates et les informations utilisateur. Cliquez sur "Pied de page" dans la section en-têtes et pieds de page et comme vous l'avez fait précédemment, vous aurez le choix entre plusieurs types.
Étape 3
Ajoutez une couverture pour différencier votre matériel de formation des autres éléments que vous distribuez à vos employés, comme un guide des employés. Créez votre propre couverture en cliquant sur «onglet Insérer» puis «Couverture» dans la section page. Vous verrez une variété de styles de couverture que vous pouvez choisir ou créer votre propre. Donnez à votre manuel un titre descriptif; inclure la date de création et les auteurs, car ces manuels sont souvent produits en groupes.
Étape 4
Ajoutez des en-têtes pour vous aider à créer une table des matières pour votre document de formation. Cela aide également à s'organiser visuellement pour faciliter l'utilisation de votre employé. Créez différents styles d'en-têtes pour chaque sujet à l'aide de la bordure pré-créée (cet en-tête n'est pas le même que celui en haut de la page). Les styles d'en-tête sont des styles de police que vous utilisez pour indiquer différentes sections de formation, ainsi que différentes sous-sections.
Si vous rédigez un manuel sur la façon de rédiger de la correspondance d'entreprise, votre titre 1 doit être «Comment rédiger une lettre d'entreprise», puis le sous-titre peut être «Ce qu'il faut inclure». Pour marquer les titres 1 et 2, sélectionnez "Accueil" et dans la section des styles, vous verrez un certain nombre de styles différents parmi lesquels vous pouvez choisir, notamment l'en-tête 1, l'en-tête 2, la légende, etc. Sélectionnez le texte souhaité comme premier titre 1 et cliquez sur la section "Titre 1" pour indiquer son importance. Cliquez sur la section suivante pour créer votre en-tête 2. Suivez toute la bordure, en sélectionnant les en-têtes 1 et 2. Ceux-ci seront inclus dans votre table des matières lorsque vous aurez terminé.
Étape 5
Ajoutez une table et des matières (CDT) pour aider votre employé à trouver les informations dont il pourrait avoir besoin, le cas échéant. Si vous avez déjà ajouté les en-têtes principaux et secondaires à votre document, laissez Word faire le travail et créer le TDC pour vous. Cliquez au début du document, là où vous voulez que le TDC apparaisse (généralement après la couverture) et cliquez sur "Références" puis "Table des matières" dans la section homonyme. Vous verrez une liste de tables automatiques que vous pouvez utiliser. Cliquez sur l'une des sélections automatiques et votre TDC devrait apparaître en utilisant les en-têtes pré-choisis.
Étape 6
Organisez vos en-têtes et sections de votre manuel de formation dans un ordre étape par étape. La dernière et la plus importante section du manuel devrait être l'index. Plus votre index est complet, plus l'élève peut trouver facilement des réponses par le numéro de page ultérieurement. Pour créer un index, sélectionnez un mot à insérer. Cliquez sur "Références" puis sur "Archiver" pour continuer à faire cela pour chaque élément que vous souhaitez ajouter à l'index. Lorsque vous avez terminé, faites défiler jusqu'à la fin de votre manuel de formation et ajoutez l'index en cliquant sur «Références» puis sur «Insérer l'index».
Étape 7
Vérifiez l'orthographe et enregistrez votre fichier. Une fois que vous avez créé le premier manuel de formation, vous pouvez en faire un modèle pour d'autres manuels en cliquant sur "Ouvrir", puis sur "Enregistrer sous", lorsque la boîte de dialogue apparaît, dans la section "Enregistrer sous le type" cliquez sur la flèche pour vers le bas et sélectionnez "Modèle Word (.dotx)", puis vous pourrez réutiliser votre travail dans d'autres manuels de formation.