Organisation des dossiers par ordre alphabétique dans les cabinets médicaux

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Les instructions
Ce dont vous avez besoin

Grâce aux programmes informatiques qui organisent les fichiers dans l'ordre alphabétique comme nous le souhaitons, la sauvegarde de fichiers physiques devient une compétence de moins en moins courante. Si vous travaillez dans un cabinet médical sans la maintenance de dossiers électroniques, il est essentiel de conserver les fichiers dans l’ordre alphabétique pour une meilleure organisation. Cela ne prend pas beaucoup pour commencer, et dès que vous aurez un système en place, il sera facile de garder les fichiers organisés.

Les instructions

Des dossiers et un classeur facilitent grandement le processus (Ciaran Griffin / Stockbyte / Getty Images)

Désigner l'espace de manière appropriée. Calculez la quantité d'espace requis pour tous vos fichiers, puis attribuez des espaces plus petits à chaque lettre de l'alphabet, avec des étiquettes, des marqueurs ou d'autres formes d'identification. Vous devrez peut-être conserver les fichiers au centre d'un tiroir, au coin d'un bureau ou ailleurs. Tant qu’ils y vont, n’importe où.
Classer ou empiler des fichiers médicaux. Si vous avez créé des fichiers plus volumineux pour chaque lettre de l'alphabet, placez les enregistrements du patient dans le dossier de lettres approprié. Au fur et à mesure que vous ajoutez les fichiers de chaque lettre, placez les nouveaux dossiers de patient en ordre alphabétique dans les dossiers les plus volumineux. Si vous souhaitez empiler les fichiers à la fin, sans utiliser de fichiers plus volumineux, utilisez suffisamment d'espace sur la table ou le sol pour créer des piles dans l'ordre alphabétique pour chaque lettre du nom de famille du patient.
Vérifiez votre travail. En plus de vérifier si les fichiers à l'intérieur d'un classeur sont correctement insérés dans le dossier de votre lettre initiale, assurez-vous que les enregistrements sont classés par ordre alphabétique dans chaque fichier de lettre, en choisissant au hasard certains d'entre eux à analyser. Une erreur à surveiller est d'empiler à l'envers, ce qui fait que les noms contenus dans chaque fichier de lettre sont affichés à l'envers.