Comment rédiger une lettre demandant des dons à un événement communautaire

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• Les instructions

Si vous êtes responsable de recueillir des dons pour un événement communautaire, il est essentiel de rédiger une lettre en passant une commande. En raison des problèmes économiques actuels, les entreprises et les particuliers ne donnent plus autant qu’avant. Alors suivez les étapes ci-dessous et démarquez votre demande des autres.

Les instructions

Une lettre frappante peut faire toute la différence lorsque vous recherchez des dons pour un événement communautaire. (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

1. Dites qui fait la demande pour le don. Il ne suffit pas de dire le nom de l'organisation ou du groupe que vous représentez, mais d'expliquer qui vous êtes. Si vous faites partie d'un groupe qui souhaite revitaliser le centre ou un organisme de recherche sur le cancer, faites une présentation complète, sans mettre en évidence le nom officiel. Par exemple, "L’organisation X vise à concentrer les efforts sur la promotion de la revitalisation du centre-ville".

2. Soyez précis sur ce que vous recherchez. Si vous demandez un don en argent, demandez le montant que vous souhaitez. Si vous avez besoin de biens pour une vente aux enchères, une levée de fonds ou un autre événement communautaire, précisez-le dans la lettre. Si vous avez besoin d'un don d'aliments ou de boissons, demandez les articles appropriés. Ne laissez pas le lecteur s’interroger sur votre intention. Au cas où il serait indiqué: "La dégustation de vin est l’un des moments forts de notre événement de collecte de fonds et nous aimerions présenter votre vin. Vous pouvez faire don de cinq boîtes de la boisson pour cet événement? Nous serions heureux de vous proposer une bannière avec le logo de votre entreprise ".

   
   

3. Ne soyez pas verbeux. Assurez-vous que la commande n'est pas incohérente ou trop longue. Allez droit au but, soyez concis et respectez le sujet principal.

4. Envoyez la lettre à la bonne personne. Il est crucial que le pouvoir de décision de l'entreprise soit entre les mains de la personne qui détient le pouvoir de décision. Si personne dans votre organisation n'est familier avec l'entreprise, effectuez une recherche sur l'entreprise en consultant le site lui-même pour trouver le nom du responsable. Envoyez la lettre au destinataire en personne.

5. Finalisez la demande avec des mots de gratitude. Terminez la lettre en disant "merci d'avoir pris en compte cette demande". Ce type de déclaration fera savoir au propriétaire ou au gérant de l’entreprise que vous avez de la considération pour lui. Invitez les responsables de l’entreprise à assister à l’événement communautaire.

   
   

6. Veillez à fournir des informations de contact spécifiques afin que le représentant ou le responsable de la société puisse communiquer avec vous et vous fournir une réponse.

7. Demandez à quelqu'un d'examiner votre demande. Choisissez un ami de confiance qui possède de bonnes compétences en écriture pour réviser et apporter les modifications nécessaires à votre lettre. Il est toujours utile d'avoir un deuxième avis pour réviser votre travail.

8. Une fois que vous avez envoyé la lettre, contactez le destinataire pour l'informer que vous envoyez les détails d'une demande de don. Faites un bref résumé de ce que vous recherchez, car il est possible pour le destinataire de faire un don avant même de recevoir la lettre.Si ce n'est pas le cas, écrivez un rappel pour donner suite à votre demande, par téléphone ou en personne, une semaine après la réception de la lettre par le destinataire.