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La communication est un processus qui s'apprend à maîtriser et à être plus efficace. Comprendre les étapes de ce processus est essentiel pour devenir un meilleur communicateur. Une fois que vous avez appris les étapes de base, vous pouvez faire des efforts conscients pour communiquer plus efficacement. Bien que les opinions sur le nombre d'étapes dans ce processus soient divergentes, un processus de base en cinq étapes est plus utile et plus facile à comprendre.
L'idée
La première étape du processus consiste à créer le message ou l'idée que vous souhaitez transmettre à votre public. La communication peut avoir lieu à plusieurs niveaux et sous différents formats. Par conséquent, il est nécessaire de choisir comment votre idée sera transmise et à qui elle s'adresse. L'idée ou le message doit être adapté au type et à la taille du public.
Transmettre le message
Une fois l'idée créée et le public sélectionné, il est nécessaire de passer à l'étape suivante, qui est de transmettre le message. Cela peut s'exprimer de plusieurs manières: verbalement, par écrit ou de manière plus subtile sous forme de formation pratique. Il est essentiel de choisir la manière la plus appropriée de communiquer le message. Par exemple, n'envoyez pas de message romantique à votre proche par SMS ou par e-mail. Le choix du bon support peut affecter la manière dont le message est reçu.
Réception des messages
Une fois le message transmis au destinataire et via le support approprié, le destinataire le reçoit. La réception du message est très importante pour le processus de communication car le destinataire est celui qui détermine s'il a été transmis partiellement ou totalement. Certaines personnes ont une audition sélective et n'entendent qu'une partie de ce qui a été dit. D'autres peuvent entendre ou lire et se souvenir de chaque mot. La mesure dans laquelle le message a été assimilé joue un rôle important pour la prochaine étape de la communication.
Interprétation
L'interprétation du message suit sa réception. A partir du moment où le message est reçu, le récepteur détermine ce que cela signifie pour lui. S'il n'a entendu qu'une partie du message ou s'il a une compréhension limitée, il peut l'interpréter différemment de ce qui était prévu. Même si le message a été entièrement entendu, il peut être mal interprété.
Réponse et rétroaction
Le destinataire du message d'origine interprète les informations et formule ensuite une réponse appropriée. La réponse dépendra de la mesure dans laquelle le message a été assimilé et de son interprétation correcte ou non. Le type de réponse dépendra de la manière dont les informations ont été interprétées ou de ce qui avait été demandé par la personne. C'est là que le gain est important. Si le message n'a pas été entendu ou interprété correctement, il est nécessaire que l'expéditeur offre un retour d'information supplémentaire au destinataire. Cela ne peut être fait qu'après que le message a été interprété. L'expéditeur du message doit déterminer si le destinataire l'a interprété correctement et fournir des informations supplémentaires pour garantir une interprétation correcte.