Comment créer un dictionnaire de données dans Access

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Ce dont vous avez besoin

Un dictionnaire de données est comme une carte de navigation ou un code de clé pour tous les types de données pouvant être placés dans une base de données. Il contient des données sur vos propres données. Créez un assistant qui gère et met à jour les conditions bancaires et les conventions de dénomination cohérentes. Un stylo et du papier peuvent aider à donner une idée de ce qui devrait être inclus dans la base de données.

Les instructions

Un dictionnaire de données contient des données sur vos propres données (L'image du livre ouvert par Cosmic de Fotolia.com)

Ouvrez "Microsoft Access". Localisez la barre de menu en haut de la page et choisissez "Fichier". Cliquez sur "Nouveau" puis sur "Base de données vide". Une nouvelle banque va ouvrir. Cliquez sur "Fichier" à nouveau et "Enregistrer sous". Entrez le nom de votre banque dans la case "Nom du fichier" et cliquez sur "Enregistrer.
Cliquez sur la banque vide sous la première colonne intitulée "Ajouter un nouveau champ". Tapez "Nom de la table", "Nom de l'attribut", "Contenu", "Type", "Format", "Variation", "Obligatoire" et "CP" en appuyant sur la touche "Tab" entre eux. "CP" signifie "Primary-key". C'est un champ qui permet à la base de données de savoir quoi utiliser comme point d'ancrage lors de l'organisation des informations lors des recherches d'utilisateurs.
Cliquez sur "Fichier" et "Enregistrer" pour enregistrer votre travail. Faites cela périodiquement lors de la création du dictionnaire de données.
Placez le curseur dans le premier champ de "Nom de la table" et tapez le nom de la banque. Si vous en créez un pour enregistrer les informations du compte client, par exemple, vous pouvez l'appeler "Comptes". Par exemple, utilisez "Prénom" ou "Nom". Les identificateurs placés seront utilisés dans le programme. Les programmes n'autorisent normalement pas d'espaces entre les noms de variables. .Les noms de poignée semblent normaux pour l'utilisateur dans toute interface utilisateur graphique. Utilisez la flèche vers le bas du clavier pour répertorier chaque nom d'attribut.
Placez le curseur sur la première ligne et accédez à la section "Contenu" où les informations seront référencées. Pour "Prénom", par exemple, cela pourrait être quelque chose comme "Prénom du client". Utilisez la flèche vers le bas du clavier pour renseigner les informations applicables à la particularité de chaque attribut.
Remettez le curseur sur la première ligne et allez dans la colonne "Type". Remplissez chaque type pour chaque nom d'attribut. Certains exemples peuvent être "nombre", "date" ou "caractère". Répétez cette procédure pour chaque colonne restante. Des exemples de formats peuvent être: "9999" ou "999-99-9999" ou "mm / jj / aaaa" ou "9,999,999" et "99,99".
Définissez le champ "Variation" qui décrira les variations acceptables pour les quantités ou les dates. Il se peut que vous n’ayez pas besoin de renseigner cette colonne pour chaque nom d’attribut, car elle ne sera pas toujours applicable.
Remplissez la colonne "Obligatoire", un simple champ "oui" ou "non". S'il est nécessaire que l'utilisateur entre un champ spécifique, entrez "s"; sinon, entrez "n".
Sélectionnez le champ à côté duquel "CP" sera placé. Placez uniquement près des champs que la base de données utilise pour rechercher des informations. Si vous voulez que la banque soit recherchée par son prénom et son nom, par exemple, ce seront les champs qui seront placés à côté de "CP".
Quittez Microsoft Access lorsque vous avez terminé.

Comment

Il est important, lorsque vous remplissez la colonne "Format", que vous utilisiez uniquement un "9" pour décrire un format numérique. Dans le secteur des technologies de l’information, il est connu qu’une série de «9» chiffres est utilisée comme paramètre fictif pour tout nombre correspondant à ce format. Vous devrez peut-être taper une limite de caractères à côté de n'importe quel champ de caractère dans la colonne "Type". Par exemple, "Prénom" serait "Caractères (30)", indiquant que le prénom de la personne devrait être limité à 30 lettres.

Avis

Ne classifiez pas plus d'un attribut du même nom. Cela provoquerait des erreurs dans votre base de données et pourrait compromettre la précision des données qui seront sauvegardées.