Contenu
- En-tête et fermeture
- Style de texte du corps
- Différences techniques de format
- Questions importantes concernant la postface
Les différences entre les lettres commerciales et les lettres moins formelles ou personnelles peuvent être trouvées dans les deux structures de chacune. Les lettres personnelles informelles laissent la discrétion de l'expéditeur en ce qui concerne la disposition des éléments et autres éléments de la lettre. D'autre part, les lettres commerciales doivent respecter des normes strictes de style et de forme. Les éléments clés, tels que la mise en page, la structure des paragraphes et la mise en forme technique, distinguent une lettre commerciale appropriée d'une lettre informelle.
En-tête et fermeture
L'en-tête d'une lettre commerciale doit inclure le nom, l'adresse et la date de l'expéditeur. Justifiez l'en-tête dans la marge de gauche et sélectionnez un seul espace pour les informations. Les coordonnées du destinataire doivent être séparées de l'en-tête par un seul espace et inclure le nom complet et l'adresse du destinataire, y compris le code postal. Une personne qui écrit une lettre informelle peut choisir de n'utiliser qu'un seul message d'accueil dans l'en-tête de la lettre. La fermeture d'une lettre commerciale nécessite un message d'adieu et une signature. Souvent, une lettre commerciale comprendra la signature, ainsi que le nom de l'expéditeur tapé en dessous et les informations d'identification ou les titres détenus par l'écrivain. Utilisez quatre espaces entre le message d’adieu et le nom saisi pour la signature manuscrite. Le nom de l'expéditeur et un message d'accueil moins formel suffisent à la fin d'une lettre personnelle.
Style de texte du corps
Les lettres personnelles de nature informelle peuvent être travaillées sans les restrictions stylistiques d'une lettre commerciale. L'expéditeur peut choisir un style ou un ton correspondant aux caractéristiques normales d'interaction avec le destinataire. Dans une lettre commerciale, le style doit être conforme à l'intention de la lettre. Les lettres commerciales conçues pour familiariser le destinataire avec l'expéditeur ou les services commerciaux doivent commencer par une introduction. L'expéditeur doit alors utiliser le solde du texte pour informer le destinataire de l'intention de la lettre ou de la demande d'action. Par exemple, une lettre de vente devrait présenter le vendeur et le produit, indiquer comment le produit servira au destinataire et, à la fin, appeler le lecteur à agir - pour acheter le produit ou le service.
Différences techniques de format
Les normes techniques standard pour les lettres commerciales comprennent des marges de 2 cm sur les côtés avec un espace de 2,5 cm en haut et en bas de la page. Les dates des lettres commerciales doivent être précisées, non abrégées, et inclure le mois, le jour et l'année. Les expéditeurs doivent utiliser des titres appropriés dans les lettres commerciales, mais éviter les redondances. Le nom complet du destinataire doit apparaître dans le message d'accueil, avec un signe deux-points dans une lettre commerciale. La lettre personnelle peut inclure un prénom ou un titre et un nom suivis d'une virgule. Il doit y avoir un espace entre le titre, les coordonnées de l'écrivain et le message d'accueil. Un espace est également standard entre le message d'accueil et chacun des paragraphes dans le corps de la lettre. Utilisez des polices serif à 12 points, telles que Times New Roman, dans une lettre commerciale et à simple interligne entre le texte. Les lettres commerciales doivent toujours être tapées, mais leur écriture manuscrite ajoute une touche personnelle.
Questions importantes concernant la postface
Après la clôture, les lettres commerciales doivent contenir des messages appropriés, tels que la publication de copies. Un "cc:" signifie que la lettre a également été transmise à d'autres personnes. La postface est également le lieu approprié pour la notation du matériel inclus dans une lettre commerciale. Le document d'accompagnement doit être référencé, en tant qu'éléments inclus après la signature de clôture, avec le numéro et la nature du modèle de boîte dans une lettre commerciale.