Contenu
La plupart des entreprises, petites ou grandes, ont une réception ou une réception. Les procédures opérationnelles standard d'un employé en charge du service à la clientèle consistent en des tâches et des responsabilités qui améliorent l'efficacité de l'entreprise dans son ensemble. Ces employés doivent bien comprendre tous les aspects de leur rôle afin de s’acquitter de leur rôle de la meilleure façon possible.
Servir de passerelle
Le rôle le plus important joué par un employé destinataire est la "passerelle" ou portier. Vous êtes la première personne que les clients voient à leur arrivée, et généralement la première personne à qui ils parlent quand ils appellent le bureau. Vous devez être amical et poli avec les clients, mais aussi conserver leur autorité. Votre attitude aura une incidence positive ou négative sur l’entreprise dans son ensemble et vous devriez toujours garder cela à l’esprit. Il est de votre responsabilité de vous assurer que les supérieurs ne reçoivent que les personnes qu’ils ont le temps de recevoir et avec qui ils veulent parler. Traitez toujours la personne directement et de manière appropriée; vous devrez peut-être dire à quelqu'un qu'il doit laisser un message ou qu'il doit s'asseoir et attendre.
Tâches de routine
Dans la plupart des bureaux, la réceptionniste doit gérer les activités quotidiennes telles que l’administration du courrier électronique, l’écoute de la messagerie vocale, la préparation des sacs de caisse, l’arrosage des plantes et le remplissage des tables. Garder une liste de toutes les tâches de la journée peut vous éviter d’oublier quelque chose. Il est également utile de gérer un carnet d’adresses avec des numéros importants et fréquemment utilisés, car il est souvent de la responsabilité de la maintenance des appels d’appel, du service informatique et de diverses autres personnes tout au long de la journée lorsque des problèmes se posent.
Faites une liste de vos activités quotidiennes pour ne rien oublier (Comstock / Comstock / Getty Images)
Organiser l'agenda des engagements
Enfin, à moins que ce travail n'ait été délégué à un autre employé, tel que l'assistant du chef, la réception est le lieu où l'ordre du jour est maintenu. Soyez toujours au courant des activités à venir et des rendez-vous annulés. N'oubliez pas de noter les noms et le nombre de personnes qui souhaitent prendre rendez-vous les jours pleins en cas d'annulation. Parfois, il peut être nécessaire de prendre des rendez-vous provisoires, auquel cas il suffit de mettre un post-it à l’horaire. N'oubliez pas de toujours utiliser des crayons, car cela facilite l'effacement et la dissimulation en cas de changement d'heure.
