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Souvent, dans le monde des affaires, nous sommes tenus d'inclure une lettre de motivation pour accompagner un rapport plus volumineux, qui peut être envoyé par courrier, livraison spéciale ou même e-mail. Une lettre d'accompagnement formelle a un objectif très spécifique et doit être rédigée de telle manière qu'elle présente et décrit le contenu, réitère le thème marquant du rapport et indique également les prochaines étapes ou actions à entreprendre.
Rédigez une lettre de présentation de rapport
Étape 1
Utilisez le papier à en-tête de l'entreprise pour rédiger la lettre de présentation d'un rapport en respectant l'importance du document d'accompagnement. Même si vous utilisez un e-mail à en-tête, traitez-le comme une lettre papier, y compris une image du logo de l'entreprise sur la page e-mail.
Étape 2
Incluez la date du jour, ainsi que les informations d'adresse, y compris le prénom et le nom, le titre, le nom de l'entreprise, la rue et l'adresse de la ville et le code postal. Utilisez la salutation «Caro», suivie d'une salutation formelle, comme les abréviations M. ou Mme si l'individu est un étranger ou «Caro» avec le prénom ou le nom du destinataire si l'individu est une connaissance.
Étape 3
Indiquez l'objet de la lettre dans le paragraphe du corps du texte en utilisant des mots tels que "Cette lettre fournit le (nom du rapport) pour votre examen ou commentaire (ou toute action souhaitée). Saisissez cette occasion pour résumer le sujet du rapport. Essayez de résumer le but du rapport aussi succinctement que possible - en une ou deux phrases au maximum.
Étape 4
Notez la conclusion du rapport ici, mais n'allez pas au cœur des conclusions du rapport. Vous voulez que le lecteur lise le rapport réel et pas seulement la lettre d'accompagnement. La lettre doit aiguiser l'appétit du lecteur pour ce que l'on trouvera dans le rapport final.
Étape 5
Créez une section d'achèvement formelle ou les étapes suivantes, où vous indiquez quelles sont les actions souhaitées par le destinataire. Voulez-vous qu'ils transmettent le document ou signent le document ou coordonnent une réunion plus large pour présenter les résultats? Soyez très précis sur les prochaines étapes, ainsi que sur le jour et la date, si une action urgente est nécessaire.
Terminez la lettre d'accompagnement par une salutation formelle, cordialement, sincèrement ou réfléchie. Incluez le nom et le titre de l'auteur de la lettre. Inscrivez les noms des autres personnes qui recevront le rapport et la lettre de motivation dans l'espace «Cc» (avec copie) du courriel.