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Un «CC» au bas d'une lettre signifie qu'une copie de la correspondance est envoyée à quelqu'un d'autre que le destinataire. Si vous avez l'intention d'utiliser «CC» dans une lettre, vous devez comprendre le protocole à utiliser pour la transmission.
Copie imprimée
Une considération cruciale est de s'assurer que la personne qui reçoit une copie de la lettre sait que la réception de la communication est intentionnelle. Bien qu'une page de garde ne soit pas requise par courrier, ou dans certains autres modes de livraison physique, il est conseillé de joindre une note. La note confirme que la remise de la copie est intentionnelle.
Fax
Si une copie de la lettre est envoyée à quelqu'un d'autre par fax ou e-mail, une page de garde est requise. En raison de la manière dont les télécopies sont reçues et distribuées, l'expéditeur ne sait généralement pas avec certitude qui recevra la copie de la lettre. Une personne qui reçoit une copie d'une lettre peut penser qu'elle a été envoyée à la mauvaise personne.
Bien qu'une page de garde ne soit pas nécessaire pour copier une lettre envoyée en pièce jointe à un e-mail, l'e-mail lui-même sert le même objectif. Il doit indiquer qu'une copie d'une lettre envoyée à une autre personne est jointe pour examen par le destinataire.