Contenu
- Gérer les engagements du PDG
- Organiser des voyages
- Connectez-vous avec les membres du conseil
- Tâches administratives et de bureau générales
- Qualifications et compétences
- Environnement de travail et salaire
Un assistant exécutif du chef de la direction (PDG) fournit un soutien administratif confidentiel et de haut niveau au PDG. Les fonctions peuvent être administratives et basées sur des projets et inclure la planification des voyages, l'organisation de réunions, le traitement des demandes d'informations, l'établissement de rapports et la correspondance, et la prise de contact avec les membres du conseil. Dans ce poste, le professionnel traite souvent des informations confidentielles, le travail exige donc diplomatie et discrétion.
Gérer les engagements du PDG
Les PDG ont des horaires très chargés et beaucoup de travail. Par conséquent, il incombe à l'adjoint de direction de gérer ces éléments et de s'assurer qu'il est correctement préparé pour les réunions. Avant eux, l'assistant exécutif peut préparer l'ordre du jour de la réunion et fournir les informations de base nécessaires au PDG. Il est également de votre responsabilité de tenir le PDG au courant de l'horaire quotidien afin qu'il arrive à temps et sache où il devrait être.
Organiser des voyages
Les PDG ont tendance à voyager fréquemment et il incombe souvent à l'assistant de direction d'organiser ces voyages et la logistique, ce qui peut inclure la réservation de vols, la location de voitures et l'hébergement à l'hôtel. Il est également responsable de l'organisation des réunions, de la fourniture d'informations de base et de la rédaction des rapports de dépenses pour remboursement après le voyage.
Connectez-vous avec les membres du conseil
Les assistants de direction peuvent également interagir avec le conseil d'administration. Les tâches peuvent inclure la planification des réunions du conseil, la gestion de la logistique des réunions du conseil, l'envoi de documents à examiner avant les réunions, la prise et la distribution de notes et la clarification des questions générales pour les membres du conseil.
Tâches administratives et de bureau générales
L'adjoint exécutif exécute également des tâches administratives générales et de bureau, telles que répondre au téléphone, envoyer des télécopies et de la correspondance, classer et faire des photocopies. Il peut également être nécessaire d'organiser la logistique des visiteurs, de coordonner les conférences téléphoniques, de transcrire les notes et d'écrire la correspondance.
Qualifications et compétences
Un baccalauréat est souvent préférable, mais un diplôme d'associé peut être acceptable avec une expérience de travail préalable suffisante. Les employeurs ont tendance à rechercher trois à cinq ans d'expérience en soutien aux cadres supérieurs, des compétences informatiques avancées et la capacité de taper 60 mots par minute, des notions de gestion et comment gérer des informations confidentielles et être multitâche. Des qualités personnelles telles que la discrétion, un haut niveau de professionnalisme, une grande attention aux détails, l'organisation et les compétences en communication écrite et verbale sont également recherchées.
Environnement de travail et salaire
Les adjoints de direction travaillent souvent dans un environnement de bureau au rythme rapide et peuvent avoir besoin de faire des heures supplémentaires et les fins de semaine si nécessaire, en plus d'accompagner le PDG en voyage. Le salaire varie considérablement d'une entreprise à l'autre, mais la moyenne observée est d'environ 6 000 R $.