Comment préparer une demande de proposition pour des services juridiques

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Les instructions
Elaboration d'une demande de proposition pour des services juridiques
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Ce dont vous avez besoin

Dans un effort pour contrôler les coûts malgré les pressions internes des clients, les services juridiques s'appuient de plus en plus sur l'utilisation des RFP pour contrôler les coûts associés aux avocats externes. Mais comment un service juridique va-t-il élaborer une telle demande pour garantir la qualité des réponses préliminaires des cabinets d’avocats? Cet article vous expliquera comment procéder avec précision, en permettant à votre service juridique de minimiser les frais juridiques sans sacrifier la qualité de service.

Les instructions

Contacter un cabinet d'avocats pour faciliter les procédures judiciaires de la société (Vision numérique / Vision numérique / Getty Images)

Elaboration d'une demande de proposition pour des services juridiques

Identifiez le type de travail pour lequel vous souhaitez postuler. Certains départements juridiques choisissent de rédiger des demandes de propositions pour un type de sujet, tandis que d'autres rédigent ces demandes de propositions pour un seul sujet.
Calculez combien vous êtes prêt à payer pour un cabinet d’avocats qui fournit des services juridiques pour ces types de problèmes. Cela aidera votre service juridique à déterminer quels candidats correspondent ou non à votre budget.
Faites une liste de questions que vous voudriez poser à ces cabinets d’avocats. Cela devrait inclure une combinaison d'informations générales telles que la taille de l'entreprise et les conditions de paiement alternatives, ainsi que des problèmes spécifiques aux types de sujets pour lesquels vous demandez des services.
Consultez la liste des fournisseurs préférés afin d’atteindre les candidats qui envoient la demande de propositions. Si vous ne disposez pas d'une liste de fournisseurs privilégiés ou si vous souhaitez vous écarter de cette liste, identifiez les cabinets d'avocats qui, selon vous, seront les meilleurs candidats.
Passez en revue votre liste de questions avant de soumettre les demandes de propositions. Assurez-vous de garder les questions ouvertes au strict minimum et de ne demander que ce qui est nécessaire. Un appel d'offres trop long obtient rarement autant de réponses qu'il en a raison.
Assurez-vous d'inclure les informations de contact au cas où un représentant de cabinet d'avocats aurait une question à propos de votre questionnaire de demande de proposition.
Identifiez le destinataire approprié au sein de chaque cabinet d’avocats pour traiter la demande de propositions. Cela peut être une personne avec laquelle votre service juridique a eu des contacts par le passé, un partenaire ou une personne du marketing.
Envoyez vos enveloppes aux destinataires appropriés.
Imprimez vos demandes de propositions et envoyez-les.
Envoyez un courrier électronique aux destinataires désignés pour les informer qu'ils ont reçu une demande de proposition. Assurez-vous de leur demander de vous faire savoir quand ils ont été reçus.

Comment

Assurez-vous de poser des questions spécifiques sur les accords alternatifs sur les frais d'avocat. C'est peut-être le meilleur moyen d'économiser de l'argent sur les services juridiques.
Avant de choisir un cabinet d’avocats, asseyez-vous séparément avec les derniers candidats et établissez un contact personnel. Après tout, ce sont les personnes avec lesquelles votre équipe juridique travaillera en étroite collaboration.

Avis

Ne posez pas trop de questions ouvertes dans votre demande de propositions. Il faut des heures au cabinet d’avocats pour répondre et la possibilité de rendre le processus beaucoup plus difficile pour lui.
N'envoyez pas votre demande de proposition à de nombreux cabinets d'avocats. Cela ne vous donnera plus de travail que lorsque le moment sera venu de lire les réponses.