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Un rassemblement de motos est un moyen extraordinaire de sensibiliser le public à une cause spéciale et un moyen incroyable de faire participer votre communauté à la collecte de fonds ou à soutenir une cause. Organiser un rallye moto nécessite de la planification, de l'organisation, de la participation communautaire et de la sensibilisation.
Les instructions
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Cherchez un comité de planification d'événements. Si vous souhaitez organiser la réunion, vous aurez besoin d’une bonne équipe pour planifier et coordonner les nombreux détails impliqués. Recherchez des personnes qui mettent leur cœur à la cause et qui peuvent renforcer leur équipe avec leur organisation, leurs compétences en communication ou leurs relations au sein de la communauté.
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Établissez des détails et des informations sur la cause de l'événement. Si vous souhaitez collecter des fonds et sensibiliser le public à une fondation ou à une famille, assurez-vous que chaque détail est au centre de l’importance de la cause.
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Faites la première réunion du comité. Au cours de cette première réunion, exprimez vos intérêts, préoccupations et objectifs. Assurez-vous de nommer quelqu'un pour un bon oratoire.
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Attribuez des personnes à des tâches et à des sous-parties spécifiques du comité. Ces postes peuvent être président, secrétaire, trésorier, coordinateur de repas, contact local du soutien aux entreprises, maître de cérémonie ou chargé de trouver un maître invité ou un orateur invité, un orateur local et un coordinateur des bénévoles.
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Établissez un budget initial, c’est l’une des pièces maîtresses de l’événement. Comparez donc combien devrait coûter un événement réel. Cela vous aidera à savoir combien d'argent vous devez collecter pour que l'événement fonctionne correctement.
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Organiser les détails de localisation de date et heure. Planifiez également ce dont vous aurez besoin pour le site, par exemple une scène, des tables, des chaises ou des barrages routiers pour bloquer la circulation.
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Détaillez l'agenda de l'événement du début à la fin. Planifiez ce que les gens feront quand ils arriveront, ce qu’ils feront quand ils seront là et comment promouvoir le début.
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Obtenez un soutien local des entreprises de la région. Demandez aux entreprises locales de s'impliquer. Les sponsors peuvent être autorisés à faire de la publicité pendant l'événement, démontrant ainsi leur soutien. Leur soutien peut prendre la forme de dons en espèces, de denrées alimentaires et, plus important encore, s’ils souhaitent faire un don à la cause de la réunion.
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Nommez un maître de cérémonie. L'événement devrait avoir quelqu'un qui va interagir avec le public. Sa position unique est de rassembler, d'informer et de présenter les événements, les divertissements et d'encourager les gens à participer avec des dons pour l'organisation de l'événement.
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Rechercher des divertissements. Découvrez les groupes locaux à jouer lors de l'événement.
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Décidez du type de nourriture que vous souhaitez servir, par exemple un barbecue sur place. Demandez à un restaurant ou à un fournisseur immobilier local de mettre en place des "stands" pour cuisiner et vendre de la nourriture. Demandez-leur de donner de leur temps et même de participer à la collecte de fonds en donnant 1 $ (ou un montant raisonnable) à la cause. Contactez votre distributeur de boissons local pour louer une remorque de boisson.
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Planifiez des activités pour toute la famille. Planifiez des jeux et des prix pour les enfants de tous âges.
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Augmenter la conscience. Les brochures, la publicité à la radio et le bouche à oreille sont des outils essentiels pour transmettre les informations aux visiteurs et supporters potentiels. Contactez également les stations de télévision, les journaux et les stations de radio de votre région. Un communiqué de presse aidera le public à prendre conscience de la situation et vous donnera également une couverture gratuite. Si votre budget le permet, placez des annonces dans les médias pour sensibiliser le public.