Comment organiser le dossier personnel d'un employé

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Ce dont vous avez besoin

Il est essentiel que le propriétaire d’une petite entreprise ou le service des ressources humaines d’une grande entreprise organise correctement tous les dossiers concernant ses employés. Certains éléments importants doivent être conservés dans une liste personnelle de base pour chaque employé. Sur ces onglets de base, vous pouvez séparer les informations en sections au lieu de tout placer dans un ordre aléatoire. En outre, ajoutez les fichiers nécessaires pour chaque employé et conservez les fichiers mis à jour pour tous les employés.

Les instructions

Créez des enregistrements séparés pour chaque employé et archivez les formulaires I-9 et les données de paiement. (Jupiterimages / Marque X Pictures / Getty Images)

Choisissez un dossier qui peut économiser suffisamment de papier pour chaque jeton employé. Utilisez un deuxième dossier pour les dossiers médicaux des employés. Dossiers suspendus pourraient être le meilleur pour ceux-ci. Ensuite, vous pouvez incorporer des sous-dossiers à l'intérieur de ceux-ci et utiliser des tabulations entre les sections.
Le premier dossier de chaque employé, le fichier personnel de base, doit contenir les informations personnelles de l’employé telles que son adresse et son numéro de téléphone actuel. Demandez aux employés de mettre à jour ces informations, si nécessaire, chaque année, peut-être en début d'année ou lors du recrutement. Les informations de contact d'urgence doivent également être conservées ici.
Si vous divisez les dossiers suspendus en sections, la deuxième section peut contenir le CV et la candidature du poste, ainsi que des renvois et des contrats employeur-employé.
Mettez tous les documents signés par l'employé lors de son arrivée dans la troisième section. En général, vous pouvez trouver ici des formulaires tels que les frais W-4, la formation contre les abus sexuels, les accords de furtivité et la politique des employés - mais pas le formulaire I-9.
Mettez des commentaires sur l'employé dans une section. Tout retour sur une évaluation d'employé doit être conservé ici. Inclure la documentation pour les augmentations de salaire ou les mesures disciplinaires. Conservez des copies des diplômes, certificats ou confirmations de formation pertinents que l'employé a également reçus dans ce dossier. Gardez une section pour les dossiers d'assurance, de santé et de retraite.
Toutes les informations médicales doivent être conservées dans un dossier séparé. Toute information relative à la santé des employés doit être stockée ici. Cela concerne la confidentialité et ne peut fonder aucune promotion ni aucune décision personnelle sur les antécédents médicaux de la personne impliquée, déclare HRdirect.
Conservez un troisième dossier pour tout employé blessé au dossier. Ici, vous allez placer les rapports d'accident, les demandes d'indemnisation du travailleur et tout autre dossier médical.
Placez tous les formulaires I-9 dans vos dossiers ou classeurs distincts, dans les états HRdirect. Séparez les I-9 des anciens employés des plus jeunes.

Si vous réglez la paie dans votre bureau, conservez un dossier Paie uniquement.