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Lorsque vous écrivez un email de manière professionnelle, vous pouvez passer la plupart du temps à vous assurer que chaque information a été incluse, qu'elle est formatée correctement et que le vérificateur d'orthographe a été exécuté. Cependant, n'oubliez pas la fermeture du courrier électronique. Créer une fin professionnelle pour le courrier électronique peut faire une énorme différence dans la façon dont la personne l'obtient. Laissez le destinataire avec une bonne impression de vous.
Informations de contact
Si vous envoyez un e-mail professionnel pour la première fois, il est judicieux de le terminer avec vos informations de contact et pas uniquement votre nom. Bien que le destinataire obtienne automatiquement votre adresse après réception de l'e-mail, veillez à proposer d'autres formes de contact. Si vous travaillez pour une entreprise spécifique, incluez ces informations de contact, y compris une adresse. Donnez votre numéro de téléphone directement et indiquez s’il s’agit d’un téléphone cellulaire ou d’un téléphone fixe. Si votre entreprise a une usine, assurez-vous d'inclure la succursale. Plus vous laissez de contacts, meilleures sont les chances que la personne entre en contact.
Anticipation de la forclusion
Leslie O'Flahavan, de Writing Matters, adore mettre fin à un e-mail professionnel avec la phrase "J'ai hâte de ...". Elle déclare que cela va répéter l'objectif de l'e-mail. En outre, il met également celui qui vous a envoyé le courrier électronique en position de réponse. Par exemple, si vous avez envoyé un e-mail concernant un emploi, vous devez indiquer "J'attends votre décision concernant ma candidature avec impatience". Le destinataire sait maintenant à quoi sert votre courrier électronique.
Questions et préoccupations
Lorsque vous fermez un e-mail professionnel, veillez à proposer une réponse, telle que "si vous avez des questions ou des doutes sur ...", cela donnera au destinataire le feu vert pour répondre sans se sentir comme si cela vous dérangeait, ou que votre email était censé être le dernier mot. Cela permet également de maintenir la conversation fluide. Lorsque vous envoyez un courrier électronique, assurez-vous que toutes les personnes concernées sont sur la même page et que tous les problèmes et préoccupations ont été résolus.
Considérations
La fin d'un e-mail professionnel peut avoir une touche personnelle, en fonction de votre relation avec le destinataire. Au fil du temps, un contact professionnel peut devenir un ami, ce qui vous permet de terminer un courrier électronique avec une blague interne ou même une histoire indépendante. Cependant, ne le faites pas jusqu'à ce qu'une relation d'amitié soit créée. Terminer un e-mail avec "Cordialement" est un bon compromis. Cela montre que vous n'êtes pas simplement une relation commerciale, mais une personne bienveillante. N'ayez pas peur de faire preuve d'un peu de courtoisie à la fin d'un email, surtout s'il est professionnel.