Contenu
- Souligner les principales préoccupations
- Fournir des exemples spécifiques
- Évitez les expressions émotionnelles
- Proposer des améliorations
Peu importe que vous travailliez dans une entreprise ou dans un environnement de vente au détail. Si votre travail vous préoccupe, vous devez les informer de la connaissance de votre patron. Présenter vos préoccupations par une lettre permet à votre supérieur de comprendre exactement ce qui se passe sans laisser de place à de fausses interprétations, car toutes vos pensées et vos idées seront clairement exprimées. Pour ce faire, suivez certaines directives pour vous assurer que vos préoccupations sont réglées de manière professionnelle.
Souligner les principales préoccupations
Dans le premier paragraphe de la lettre, expliquez exactement pourquoi vous contactez votre supérieur hiérarchique. Utilisez les deux premières phrases pour vous informer de vos préoccupations professionnelles et faites un suivi en expliquant simplement ce qui vous dérange. Au début, il est important de souligner les principaux motifs d'inquiétude. Par exemple:
"Bonjour, Monsieur Smith, je vous écris parce que le travail d’aménagement paysager confié à ma division me préoccupe un peu." Tout au long de mon observation, j’ai remarqué que le personnel très fatigué arrivait après les heures normales de travail et n’utilisait pas la machine de manière professionnelle.
Fournir des exemples spécifiques
Après avoir expliqué le but de la lettre, approfondissez la situation en fournissant des exemples spécifiques. Cela vous donnera une compréhension claire de la situation et réduira le risque que votre lettre passe inaperçue. Par exemple:
"Le 1er mars 2011, Jason S. Masters est arrivé sur son lieu de travail à 22 h 45, une heure et demie après l'heure de son entrée. À son arrivée, il a semblé excessivement fatigué et a commencé à utiliser les machines sans effectuer de vérification. Au cours de l'après-midi, j'ai remarqué que plusieurs employés travaillaient avec de la machinerie lourde sans porter leur casque ni prendre des mesures de sécurité. "
Évitez les expressions émotionnelles
Lors de la production de la lettre, ne vous émerveillez pas, cela risquerait de réduire le professionnalisme et la légitimité de la lettre. Assurez-vous que toutes les déclarations sont basées sur des faits et sans connotations émotionnelles. Le but de cette lettre est de fournir à votre chef les informations nécessaires pour définir les causes exactes de l’inquiétude et lui permettre d’agir s’il le juge nécessaire.
Proposer des améliorations
À la fin de la lettre, faites des suggestions sur vos préoccupations. Assurez-vous qu'il s'agit vraiment de suggestions plutôt que d'exigences. Avant la suggestion, utilisez des phrases telles que "Pensez-vous que ce serait mieux ..." ou "Peut-être utile ...". Utilisez cette partie de la lettre pour présenter vos idées et terminez-la par une demande de réunion afin que vos préoccupations puissent être discutées et que des idées soient échangées afin de corriger tout autre problème.