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Le décès d'un partenaire, d'un employé ou d'un client peut être un coup dévastateur pour toute entreprise. Il convient d’exprimer ses condoléances avec sincérité et compassion en sachant qu’un collègue de travail a subi une tragédie personnelle de cette ampleur. Rédigez une lettre de sympathie avec sensibilité et de manière plus personnelle qu'une lettre commerciale ordinaire. Utilisez une touche spéciale si vous vous adressez au destinataire pour des raisons commerciales.
Les instructions
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Utilisez du papier à en-tête ou de haute qualité. N'écrivez pas une lettre de condoléances par courrier électronique ou comme simple mémo. Montrez que vous êtes conscient de la gravité de la situation en présentant votre lettre avec professionnalisme et d'une manière qui montre que vous avez réfléchi et que vous avez pris la peine de l'écrire.
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Mettez la date sur la lettre et commencez par "Cher (Prénom de la personne)". Cela peut sembler un détail, mais il est important de s’adresser à la première personne plutôt que d’utiliser un titre en communiquant un message personnel en tant que vos condoléances à une personne qui souffre.
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Offrez vos condoléances pour la perte du destinataire. Mentionnez le défunt par son nom et reconnaissez le lien qui unit la personne avec le destinataire de la lettre. Par exemple: "Veuillez accepter mes condoléances pour la perte de votre oncle, David." Sauf si vous êtes proche du destinataire en dehors du contexte professionnel, évitez d'être trop émotif car cela peut sembler faux et inapproprié.
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Expliquez que vous ne pouvez pas imaginer la difficulté rencontrée par le destinataire. Les pertes subies affectent chaque personne différemment. Il peut donc être choquant d'inclure des expressions telles que "Je comprends profondément la gravité de ce que vous vivez parce que j'ai perdu mon frère Julius l'année dernière". Les expressions de type peuvent sembler insensibles.
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Inclure la famille et les collègues du destinataire. Expliquez que vous comprenez que la perte a affecté le conjoint, les proches, les enfants, des collègues de travail ou des amis, et nommez-y toutes les personnes de votre connaissance qui étaient proches du défunt. Par exemple: "Je ne peux qu'imaginer l'effet dévastateur de la perte de David sur sa femme bien-aimée, Helen."
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Partagez des souvenirs positifs avec les morts ou réfléchissez aux meilleures qualités de la personne. Par exemple, parlez du moment où vous avez rencontré la personne lors d’un barbecue d’entreprise et de la façon dont son sens de l’humour a plu à tous les invités. Si vous ne connaissez pas personnellement le défunt, mentionnez les bonnes choses que vous avez entendues à son sujet. La chose la plus importante est d'être sincère.
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Terminez en réaffirmant vos condoléances au nom de toutes les personnes de votre entreprise. Présentez vos condoléances au destinataire et à votre famille.