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La réception est souvent la porte de l'entreprise et ce département du bureau reflète certainement la culture organisationnelle de l'entreprise et donc la personne qui occupe également le poste de réceptionniste. Les premières impressions sont de la plus haute importance dans le monde de l'entreprise, mais ce poste comporte plus d'éléments que de donner une bonne impression aux visiteurs. Le poste de réceptionniste est un poste aux multiples facettes qui, s’il est divisé en tâches, peut facilement nécessiter plusieurs employés.
Les avantages
La réceptionniste est la première personne à accueillir les clients et les consommateurs et leur annonce de s’adresser au personnel de soutien ou au secrétaire de direction, par courrier électronique ou via un système d’interphone. Souvent, cela peut interférer lorsque l'exécutif ne veut pas être dérangé. Le personnel de la réception est capable de gérer des tâches administratives excessives, vous n'avez donc pas besoin d'embaucher des travailleurs temporaires.
Caractéristiques
Le poste de réceptionniste relève de la catégorie administrative et la plupart relèvent directement des ressources humaines, d'un coordinateur administratif ou du chef de bureau. Le multitâche est plus qu'un mot à la mode auprès de la réceptionniste. Dans les moments plus calmes, elle peut passer à un archiviste ou à un autre agent administratif de manière intégrée, ce qui élimine le besoin de personnel administratif supplémentaire dans le bureau où les fichiers peuvent être localisés.
Considérations
La réception est l’industrie qui requiert la confidentialité et ce poste nécessite une formation pour le maîtriser. La personne choisie pour le poste a la responsabilité de respecter les codes et normes de sécurité réglementaires. Lors de l’embauche, les gestionnaires devraient considérer la vérification des antécédents comme une exigence.
Obligations
Comme la réceptionniste a rarement des rapports directs, le poste exige une capacité à exceller en gestion du temps et en excellence par rapport au client. Les principales fonctions de la réceptionniste sont les suivantes: répondre au téléphone, recevoir et accueillir les clients, archiver des documents et soutenir les autres services (comptabilité, par exemple), approvisionner, marquer et dé-marquer les réunions, effectuer des visites, trier et distribuer le courrier.
Les attentes
La réceptionniste devrait avoir les mêmes compétences qu’une assistante administrative, les tâches n’étant que légèrement différentes. Les niveaux de compétence dans Microsoft Office ou autre bureautique doivent être au-dessus des compétences de base. Lorsqu'un assistant administratif remplit généralement des fonctions administratives auxiliaires dans un bureau, la réceptionniste est toujours en avance sur tous les visiteurs. Dans cet esprit, votre conduite sera toujours professionnelle. On s'attend également à ce qu'elle connaisse ses priorités quotidiennes, car des distractions et des tâches moins importantes apparaissent à tout moment.