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Lors de la rédaction d'un e-mail de manière professionnelle, on peut passer la plupart du temps à s'assurer que chaque information a été incluse, qu'elle est correctement formatée et que le correcteur orthographique a été exécuté. Cependant, n'oubliez pas de fermer l'e-mail. La création d'une fin professionnelle pour le courrier électronique peut faire une énorme différence dans la façon dont une personne le reçoit. Laissez au destinataire une bonne impression de vous.
Informations de contact
Si vous envoyez un e-mail professionnel pour la première fois, c'est une bonne idée de le terminer avec vos coordonnées, pas seulement votre nom. Bien que le destinataire obtienne automatiquement votre adresse après avoir reçu l'e-mail, assurez-vous de proposer d'autres formes de contact. Si vous travaillez pour une entreprise spécifique, incluez ces informations de contact, y compris une adresse. Donnez votre numéro de téléphone direct et indiquez s'il s'agit d'un téléphone portable ou d'une ligne fixe. Si votre entreprise dispose d'un bureau central, assurez-vous d'inclure l'extension. Plus vous laissez de contacts, meilleures sont les chances de la personne de vous contacter.
Anticipation de la fermeture
Leslie O’Flahavan de Writing Matters adore terminer un e-mail professionnel avec la phrase "J'ai hâte de ...". Elle dit que cela réitérera le but de l'e-mail. En outre, cela met également la personne qui vous a envoyé l'e-mail en position de réponse. Par exemple, si vous avez envoyé un e-mail à propos d'un poste vacant, il doit se terminer par "J'ai hâte d'entendre votre décision sur ma candidature". Le destinataire sait maintenant, avec certitude, quel est le but de votre e-mail.
Problèmes et préoccupations
Lorsque vous fermez un e-mail professionnel, assurez-vous de proposer une invitation à une réponse, telle que "Faites-moi savoir si vous avez des questions ou des préoccupations à propos de ..." car cela donnera au destinataire le feu vert pour répondre sans se sentir comme si cela vous dérangeait, ou que votre e-mail était destiné à être le dernier mot. Cela permet également de maintenir la conversation fluide. Lors de l'envoi d'un e-mail, assurez-vous que toutes les personnes impliquées sont sur la même page et que toutes les questions et préoccupations ont été traitées.
Considérations
La fin d'un email professionnel peut avoir une touche personnelle, en fonction de votre relation avec le destinataire. Au fil du temps, un contact professionnel peut devenir un ami, vous permettant de terminer un e-mail avec une blague interne ou même une histoire indépendante. Cependant, ne le faites pas tant qu'une relation d'amitié n'est pas établie. Terminer un e-mail par "Sincèrement" est un bon compromis. Cela montre que vous n'êtes pas seulement une relation d'affaires, mais une personne attentionnée. N'ayez pas peur de faire preuve d'un peu de courtoisie à la fin d'un email, surtout s'il est professionnel.