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Parfois, lors de la copie de données de Word vers un courrier électronique, le message semble être bon à la fin, mais le destinataire voit des caractères étranges ou du texte brut. Certains programmes de messagerie ne peuvent pas traduire certains formats Word. Il existe quelques astuces que vous pouvez utiliser pour vous assurer que les messages électroniques conservent le format souhaité à la fin de la réception.
Les instructions
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Démarrer le programme de messagerie. Choisissez "Outils" et "Options". Définissez le format d'envoi du courrier électronique sur "HTML" plutôt que sur "texte brut".
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Ouvrez le document Word que vous souhaitez copier. Cliquez sur "Format". Sélectionnez "AutoFormat" et "Options". Cliquez sur l'onglet "Format". Sous "Remplacer", décochez "Césures avec tiret" et "Citations directes avec citations intelligentes". Cliquez sur "OK" Cela devrait supprimer certains des caractères qui ne sont pas copiés correctement sur un lecteur de courrier électronique.
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Créez une table dans Word si vous souhaitez organiser les données en colonnes et en lignes. Choisissez "Tableau" et "Insérer un tableau". Ajouter des colonnes et des lignes. Choisissez "Masquer le quadrillage" pour supprimer les lignes du tableau. Lorsque vous collez le tableau dans l'e-mail, la mise en forme doit rester la même.
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Sélectionnez "Modifier" et "Sélectionner tout" dans Word. Appuyez sur les touches "Ctrl" et "C" pour copier. Créez un nouveau message électronique. Cliquez-droit sur le corps du message et sélectionnez "Coller".
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Envoyez le message en tant que test à différents fournisseurs de messagerie. Par exemple, si vous avez un compte AOL, un compte gratuit tel que Yahoo ou Gmail et un compte que vous ouvrez dans Outlook ou Outlook Express, envoyez le message à chacun d'eux. Ouvrez l'email dans chaque programme différent. Certains fournisseurs de messagerie ne conserveront pas le format utilisé dans Word.
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Enregistrez votre document Word en tant que fichier "Format RTF" si vos destinataires constatent souvent des erreurs de mise en forme dans Word. Ouvrez le document et cliquez sur "Enregistrer sous". Dans la zone "Type de fichier", choisissez "Format RTF". Un nouveau fichier sera créé avec une extension "rtf" à la place de "doc". Coupez et collez le texte du document RTF dans votre courrier électronique.