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De nombreuses entreprises comptent sur la réceptionniste pour leur donner le ton. Malgré tout, ils passent le moins de temps possible à occuper ce poste, en se concentrant sur l'équipe "professionnelle".
Les instructions
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Un certain type de personne est spécialisé pour rencontrer et accueillir les clients et répondre aux appels téléphoniques. L'employé qui n'a jamais rien de mal à dire sur quelqu'un, qui est amical et optimiste et qui aime faire plaisir aux autres est la meilleure option pour ce poste.
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Un bon réceptionniste devrait répondre au téléphone avec une touche unique, en soulignant un certain mot. Il faut y répondre avec un sourire aux lèvres et un intérêt sincère pour ce que la personne à l'autre bout de la ligne a à dire. C'est pourquoi les bureaux utilisent souvent des systèmes d'enregistrement de la voix. C'est un moyen de perdre une voix vive, joyeuse et amicale sur l'autre ligne.
Vous avez besoin d'une réceptionniste qui s'habille pour impressionner vos clients et être fière de votre espace de travail.
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Il est important qu'un bon réceptionniste soit efficace pour les employeurs. Si une personne de l'équipe est extrêmement occupée, elle devrait le savoir. Une réceptionniste informée peut aider les employés à éviter les réunions inutiles de dernière minute sans perdre de rendez-vous importants.
Il est commode qu'une réceptionniste entame une discussion avec le client, tant que cela n’est pas controversé. Vous ne voulez pas que votre client suppose que la philosophie de la réceptionniste est contraire à celle de la société. Les affaires générales et les thèmes légers sont excellents.
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La réceptionniste devrait être une extension de votre équipe marketing.Garder une trace des dates importantes et donner les informations nécessaires à votre client afin qu'il se sente privilégié sont des cadeaux qu'un bon réceptionniste doit avoir.
Elle doit s'assurer que les brochures de l'entreprise sont sur la table basse, garder la cafetière pleine et fraîche, le bol de bonbons complet et s'assurer que les clients se déplacent sans problème dans la zone de réception.
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Si vous n’avez pas encore défini d’horaire commun permettant à la réceptionniste d’avoir accès aux rendez-vous programmés, il serait judicieux de le planifier. Vous pouvez le faire facilement si vous êtes connecté à un réseau, laissez-le simplement vous connecter également. Si votre système de messagerie électronique ne permet pas cette technique, il est possible de configurer un calendrier sur Internet et de demander à tout le monde d'afficher les rendez-vous que la réceptionniste doit connaître sur le site Web.