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Les réceptionnistes sont des membres importants de toute équipe. Ils donnent aux clients la première image de la société, que ce soit au téléphone, sur Internet ou en personne. Pour montrer vos atouts dans un programme, les personnes intéressées par le rôle doivent prêter une attention particulière aux exigences du domaine de travail. Le programme devrait refléter les compétences à tous les niveaux énumérés.
Service client
Les réceptionnistes passent le plus clair de leur temps à répondre au téléphone, à accueillir les visiteurs, à répondre aux questions du public et à fournir des informations générales sur l'entreprise. Faire cela huit heures par jour, cinq jours par semaine peut être fatigant, répétitif et stressant. Intéressé par la zone devrait être sympathique, aimer recevoir les gens et leur faire sentir les bienvenus. Ces employés doivent toujours être équilibrés pour pouvoir traiter avec des personnes difficiles. De bonnes relations interpersonnelles sont très importantes. Il est intéressant de souligner dans le curriculum comment l'expérience du service à la clientèle a été acquise.
Technologie d'entreprise
En plus de répondre au téléphone, de nombreux réceptionnistes utilisent l'ordinateur tous les jours. De nombreuses entreprises demandent à leurs réceptionnistes de savoir utiliser des logiciels de traitement de texte et des tableurs, tels que le courrier électronique et Internet. Une autre partie de la fonction peut être d’ouvrir et de séparer le courrier, d’envoyer des envois et de faire des copies. Par conséquent, les réceptionnistes devraient savoir ou apprendre à utiliser les imprimantes, les photocopieuses et les machines à affranchir. Le programme doit montrer des connaissances et des compétences avancées dans l'utilisation des programmes informatiques et du matériel de bureau.
Gestion du temps
Lorsqu'elles ne répondent pas au téléphone ou ne reçoivent pas de visiteurs, les réceptionnistes aident parfois d'autres membres du personnel administratif dans leurs tâches. Il est nécessaire de savoir comment hiérarchiser la routine de travail pour effectuer le travail supplémentaire à temps, tout en répondant aux appels et en traitant avec le public. Il est recommandé de citer des exemples d'expérience professionnelle dans lesquels la gestion du temps a été efficacement utilisée. Il est également intéressant de mettre en évidence des situations dans lesquelles il était nécessaire de hiérarchiser les tâches et quelle était la ligne de raisonnement utilisée pour choisir quelle tâche exécuter en premier. Finalement, les réceptionnistes doivent ouvrir le bureau, il est donc essentiel d’être à l’heure. Il est important de bien gérer le temps passé au travail.
Considérations
De nombreuses entreprises n’ont besoin que d’un diplôme d’études secondaires, car la plupart de ces établissements offrent une formation spécifique. Certains exigent un certificat ou un diplôme en secrétariat ou similaire. Aux États-Unis, le ministère du Travail souligne qu'entre 2008 et 2018, on prévoit une augmentation de 15% du nombre d'employés dans la zone de réception.