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La téléconférence est un appel de groupe entre collègues, famille ou amis. Une personne initie l'appel et transmet l'information aux autres. Comme son nom l'indique, vous êtes en conférence ou en réunion téléphonique. La téléconférence présente un certain nombre d’avantages et d’inconvénients à prendre en compte avant de choisir cette méthode de réunion.
Planification immédiate et flexibilité
Vous pouvez organiser une téléconférence en quelques minutes. Il existe des services de téléconférence en ligne qui vous permettent de vous connecter, de définir la date et l'heure de l'appel et d'obtenir un numéro de téléphone et une identification personnelle ou un code PIN à distribuer presque instantanément aux appelants. Les appelants ont également beaucoup de flexibilité. Ils peuvent quitter et revenir à la discussion quand ils le souhaitent.
Capacité à enregistrer
Un autre avantage de la téléconférence est que vous avez la preuve de qui a participé à l'appel et que vous pouvez également l'enregistrer. Ainsi, en cas de désaccord ou de doute sur les termes d'un accord verbal passé par téléphone, vous pouvez simplement vous référer à l'enregistrement ou à la transcription de l'appel. Vous pouvez également envoyer une copie de l'appel à chaque participant par courrier électronique. Cela aidera vos clients, collègues et employés à être plus efficaces. Par exemple, si vous discutez d'un projet qui sera achevé, un employé peut reproduire l'appel pour comprendre son rôle dans le projet.
Difficile d'arbitrer
Lors d'une réunion normale, une personne est généralement désignée pour agir en tant que parlementaire tout au long du processus. Le parlementaire est une personne neutre qui empêche la discussion de quitter le sujet, transmet les arguments et tient la réunion brève. Cependant, lors d'une réunion téléphonique, les gens sont moins susceptibles de respecter et de reconnaître le parlementaire. Par conséquent, une téléconférence peut être difficile à gérer et à officier.
Impersonnel
Parce que la téléconférence remplace une réunion personnelle, cela peut être une façon très impersonnelle de mener des affaires ou de discuter de problèmes avec votre groupe. Vous ne pouvez pas regarder dans les yeux d'une personne quand elle parle ou voir ses mouvements pour évaluer son état d'esprit ou son intention. Il est plus difficile pour les membres de développer un lien fort avec les autres. Si vous remplacez la réunion personnelle par la téléconférence, les membres du groupe peuvent, à terme, se déconnecter les uns des autres.