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La capitalisation et les dépenses sont deux façons différentes d'enregistrer une transaction de dépenses d'entreprise. Dans le monde de la comptabilité, il existe des règles claires pour différencier les deux types de dépenses et les enregistrer. Afin de garantir des enregistrements et des rapports adéquats sur les transactions financières, les comptables et les entrepreneurs doivent se familiariser avec le raisonnement qui sous-tend les règles et normes comptables importantes.
Capitaliser
Les dépenses en capital, également appelées en anglais «capex», sont les montants monétaires dépensés pour générer des avantages futurs. Par exemple, lorsqu'une entreprise achète des actifs fixes, tels que des équipements de fabrication; ou lorsqu'il améliore la valeur d'un actif ayant une durée d'utilité plus longue que l'exercice en cours. Les améliorations ou autres ajouts qui augmentent la valeur d'un bâtiment constituent un autre exemple.
Dépenses
Une dépense fait référence à l'argent dépensé pour payer des articles tels que les fournitures de bureau, le service téléphonique ou l'entretien et les réparations. C'est de l'argent dépensé pour couvrir des coûts qui ne sont pas liés à la production directe de biens ou de services. Ils comprennent également les coûts de maintien des actifs en bon état de fonctionnement; cependant, la valeur de l'actif n'est pas augmentée et sa durée de vie utile n'est pas prolongée.
Les dépenses en revenus couvrent généralement l'argent ou les équivalents payés pour des biens et services à utiliser dans un court laps de temps. Le montant est immédiatement imputé au compte de résultat et la charge courante correspond au revenu courant généré pour la même période.
Quand capitaliser
Une entreprise peut dépenser d'importantes sommes d'argent pour installer un système de climatisation dans son immeuble. Ainsi, il doit capitaliser la climatisation dans son bilan, car la climatisation aura une durée de vie utile de plus d'un an. Un tel équipement doit être dévalué chaque année jusqu'à ce qu'il atteigne la fin de sa vie utile. Cette durée de vie varie selon le type d'actif. Dans ce cas, la climatisation sera dévalorisée parallèlement à la durée de vie utile du bâtiment de l'entreprise, soit 39 ans.
Zones de capitalisation non définies
Certaines situations créent des défis pour que les relevés de dépenses soient adéquats, car ils ne sont pas clairs et les entreprises doivent se baser sur les normes comptables présentées par le fisc, dans le cadre des normes financières standard, et sur les principes comptables généralement reconnus, visant à rendre le bons choix. La publicité représentait un défi car les entreprises enregistrent généralement la dépense dans la période au cours de laquelle elle a été constituée, dans le compte de résultat. Cependant, dans une affaire impliquant la société RJR Nabisco, l'IRS a fait valoir que les frais d'établissement d'une campagne publicitaire sont différents des coûts de fonctionnement de la campagne et que les coûts doivent être capitalisés car la campagne publicitaire crée des avantages à long terme. , depuis plus d'un an, pour les produits ou services annoncés. Conformément aux principes comptables généralement reconnus aux États-Unis, sujets 340 à 20, les dépenses de publicité doivent généralement être comptabilisées lorsqu'elles surviennent réellement ou lorsque des coûts sont engagés.
Quand dépenser
Les réparations courantes de l'équipement sont considérées comme des charges de revenus. Comme ils n'améliorent ni ne prolongent la durée de vie utile de l'actif, ils reviennent simplement à leur état de fonctionnement antérieur. Les frais d'entretien et de réparation sont enregistrés dans la période en cours en «Dépenses de réparation et d'entretien», dans l'état des pertes et bénéfices.