Contenu
Souvent, dans le monde des affaires, nous devons inclure une lettre de motivation pour accompagner un rapport plus volumineux, qui peut être envoyé par la poste, remis ou même envoyé par courrier électronique. Une lettre d'accompagnement officielle a un objectif très spécifique et doit être rédigée de manière à présenter et décrire le contenu, à rappeler le thème principal du rapport et à indiquer les prochaines étapes ou actions à entreprendre.
Les instructions
-
Utilisez le papier à en-tête de la société pour composer la lettre d'accompagnement d'un rapport en respectant l'importance du document d'accompagnement. Même si vous utilisez un en-tête, traitez-le comme une lettre en papier, incluant une image du logo de la société sur la page de courrier électronique.
-
Incluez la date du jour, ainsi que les informations d'adresse, y compris les noms et prénoms, le titre, le nom de l'entreprise, l'adresse municipale, la ville et le code postal. Utilisez la salutation "Cher" suivie d'une salutation formelle telle que les abréviations M. ou Mme si la personne est un étranger ou "Cher" avec le prénom ou le nom du destinataire si la personne est une connaissance.
-
Déclarez le but de la lettre dans le corps du paragraphe en utilisant des mots tels que "Cette lettre fournit le (nom du rapport) pour votre révision ou votre commentaire (ou quelle que soit l'action souhaitée). rapportez le plus succinctement possible - en une ou deux phrases au plus.
-
Observez ici la conclusion du rapport, mais n'allez pas au-delà de la substance des conclusions du rapport. Vous voulez que le lecteur lise le rapport et pas seulement la lettre de motivation. La lettre devrait aiguiser l'appétit du lecteur pour ce que l'on trouvera dans le rapport final.
-
Faites une conclusion formelle ou les prochaines étapes, où vous indiquez quelles sont les actions prévues du destinataire. Voulez-vous qu'ils transmettent le document, le signent ou coordonnent une réunion plus importante pour présenter les résultats? Soyez très précis sur les prochaines étapes, ainsi que sur le jour et la date, si des mesures urgentes sont nécessaires.
Complétez la lettre d'accompagnement avec des salutations formelles, telles que cordiales, sincères ou sincères. Inclure le nom et le titre de l'auteur de la lettre. Indiquez les noms des autres personnes qui recevront le rapport et la lettre de motivation dans l’espace "Cc" (avec copie) du courrier électronique.
Écrire une lettre de motivation pour un rapport
Ce dont vous avez besoin
- En-tête de l'entreprise