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L'un des aspects les plus frustrants de la gestion d'une entreprise est le traitement des chèques sans provision. Traiter avec les chèques retournés peut être un sujet délicat. Le problème le plus difficile auquel sont confrontés les propriétaires et responsables d’entreprise est de savoir comment aborder le sujet avec le client, en particulier si vous êtes un client assidu. Le moyen le plus courant et le plus courtois d’obtenir les fonds est peut-être une lettre bien écrite sur la dette.
Les instructions
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Écrivez la lettre sur le papier à en-tête de la société si vous en avez une. Sinon, créez un en-tête de base avec le nom de votre société, votre adresse, votre numéro de téléphone avec indicatif régional, votre adresse électronique et votre page Web.
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Mettez la date de la lettre de facturation en haut à gauche de la carte.
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Mettez l'adresse de retour de votre client sur le côté gauche de la lettre, en laissant deux espaces vers le bas, à partir de la date.
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Utilisez le message d'accueil approprié pour votre client, deux espaces sous l'adresse de retour. Utilisez le terme "Cher" plus le nom de famille, tel que "Cher M. Jones" ou "Chère Mme Smith". Vous pouvez utiliser les termes communs "Bonjour" ou "Salutations", mais une approche personnelle est préférable. Évitez d’utiliser le prénom ou une salutation très informelle telle que "Bonjour".
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Commencez la lettre en parlant de la dette d’une manière non menaçante. Un exemple de ceci pourrait être: "Nous vous écrivons pour vous informer que nous avons reçu un chèque de votre part qui a été retourné."
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Donnez tous les détails concernant le chèque sans chichis, tels que le nom de la banque, le numéro du chèque, la date et le montant de l'argent. Indiquez également le numéro de compte du client et documentez le solde de ce compte.
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Mentionnez votre politique de "chèque de retour" si vous en avez un. Par exemple, si vous avez une politique écrite spécifiant que les frais de chèque de retour sont de 40 $, vous devez l'indiquer et demander le montant ainsi que le montant du chèque. Indiquez toujours au client le montant total dû, par exemple "Envoyez 300 USD pour le chèque retourné, plus 40 USD d'amende pour renvoi, pour un total de 340 $."
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Indiquez au client comment il peut vous envoyer les ressources. Par exemple, vous pouvez leur demander d'apporter l'argent sur votre lieu de travail ou d'envoyer un mandat ou un chèque à votre adresse professionnelle. Vous pouvez également mentionner par téléphone ou en personne si vous acceptez les cartes de crédit ou de débit.
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Demandez au client de payer la dette dès que possible et appelez en cas de doute.
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Terminez la lettre par "Cordialement" ou "Merci beaucoup", ainsi que votre nom et votre titre. Signez la lettre que vous avez entrée.
Comment
- Soyez toujours poli et professionnel dans votre lettre.
Avis
- Si dans 10 jours ouvrables vous ne recevez pas de nouvelles du débiteur, envoyez une autre lettre,
- soulignant qu'il a besoin d'un retour dans la semaine.